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Procédure de soutenance de thèse

ETAPES PRINCIPALES de la soutenance :

  1. Les démarches doivent être initiées au moins 10 semaines avant la soutenance et seront effectuées exclusivement via la plateforme ADUM ;
  2. Vérifier sur ADUM que les heures de formation obligatoires sont validées ;
  3. A réception des rapports, s'ils sont positifs, le processus d'autorisation de soutenance par l'établissement est lancé ;
  4. Les documents de soutenance sont ensuite édités et accessibles sur ADUM ;
  5. Les documents de soutenance remplis doivent être retournés PAR E-MAIL au secrétariat de l'Ecole Doctorale (loudig@ipmc.cnrs.fr) dans les 2 semaines après la soutenance ;
  6. La proposition de l'impétrant(e) au PRIX de THESE devra être mentionnée dans le rapport de soutenance ;
  7. Corrections éventuelles du manuscrit selon les recommandations du jury de thèse.

Au moins 10 semaines avant la date probable de soutenance (et au minimum 8 semaines avant) :

Désignation des rapporteurs et du jury

Le (la) doctorant(e) remplit les informations concernant sa soutenance ainsi que la désignation des rapporteurs et du jury sur son espace personnel ADUM à l'onglet « soutenances ».
Une fois la demande de soutenance finalisée, celle-ci est automatiquement envoyée au Directeur de thèse, puis à la secrétaire de l'ED, puis à la Direction de l'ED et enfin à l'établissement pour validation.
Il est important que toutes les informations données sur ce formulaire soient complètes et correctes, (notamment les adresses électroniques des membres du jury) ; en effet, ces informations seront automatiquement reportées sur l'arrêté signé par le Président qui autorise la soutenance. De même, le titre de la thèse doit correspondre mot pour mot à celui du manuscrit.

Cas particulier : en cas de rédaction et/ou soutenance dans une langue autre que le français, il est obligatoire que la page de garde, le titre, les mots-clés ainsi qu'un résumé d'au minimum 1700 caractères, soient également rédigés en français.

Remarque importante :
Si dans la liste de ses publications en préparation le candidat n'a pas d'article en premier auteur, le Directeur de Thèse devra en justifier la raison lorsqu'il soumettra son avis sur la demande d'autorisation de soutenance via ADUM (utiliser le cadre : « vos observations éventuelles »).

Règles de Désignation des Rapporteurs et du Jury :

  • le Jury comprend entre 4 et 8 membres avec si possible une composition approchant la parité hommes-femmes
  • il est composé au moins pour moitié de personnalités françaises ou étrangères extérieures à l'Ecole Doctorale et à l'établissement d'inscription du doctorant et choisies en raison de leur compétence scientifique ou professionnelle dans le champ de recherche concerné
  • et au moins pour moitié de membres de rang A (professeurs, directeurs de recherche, professeurs d'établissements étrangers, ...)
  • le directeur de thèse (ou au moins un des directeurs en cas de co-direction) participe obligatoirement au jury. Il est membre du jury de soutenance, compte dans le ratio membres internes/externes dans ce même jury et son nom figure sur le diplôme. Il assiste aux débats mais ne prend pas part à la décision finale. Il signe donc le rapport de soutenance, mais pas le PV de délibération
  • les rapporteurs doivent être choisis en fonction de leurs compétences ; ils ne pourront toutefois avoir signé une publication récente avec le directeur de thèse et/ou le doctorant, ceci afin déviter tout conflit d'intérêt. Le jury de thèse ne sera pas validé dans le cas contraire.
  • les deux rapporteurs doivent être Habilités à Diriger des Recherches ou être Docteur d'Etat ou de rang équivalent. Ils doivent de plus être en exercice. Les deux rapporteurs sont extérieurs à l'école doctorale et à l'établissement du doctorant (sauf très exceptionnellement, si le champ disciplinaire ou le contenu des travaux ne le permettent pas). Ils peuvent appartenir à des établissements d'enseignement supérieur ou de recherche étrangers ou à d'autres organismes étrangers.
    Dans le cas de travaux impliquant des personnes du monde socio-économique qui n'appartiennent pas au monde universitaire, un troisième rapporteur, reconnu pour ses compétences dans le domaine, peut être désigné.

Cas exceptionnel : demande pour un rapporteur sans HDR
Remplir la fiche de demande de dérogation et fournir les documents demandés. Passage obligatoire du dossier devant le Conseil Administratif de l'UCA pour autorisation.

Remarques :

  • un Professeur émérite peut faire partie d'un jury de Thèse, et être même directeur de thèse et Président de Jury
  • un Membre invité ne fait pas officiellement partie d'un jury et n'apparaît donc dans aucun document officiel de la soutenance

Remarque importante :
Toute modification du jury doit être signalée immédiatement au Secrétariat de l'Ecole Doctorale. L'absence d'un ou plusieurs membres du jury doit être très clairement motivée et justifiée.
Deux cas possibles :
Le Jury reste conforme à l'arrêté du 25 mai 2016 : Il suffira dans ce cas de modifier les documents inhérents à la soutenance.
Le Jury n'est plus conforme à l'arrêté du 25 mai 2016 (par exemple, le nombre de membres extérieurs à l'Ecole Doctorale et à l'Université Côte d'Azur est inférieur à la moitié du nombre total de membres,...) : dans ce cas, la soutenance ne peut avoir lieu que SI ET SEULEMENT SI la conformité du jury est rétablie, et ceci même si l'absence d'un membre n'est connue que le jour même de la soutenance. Si aucune solution ne peut être envisagée, la soutenance doit être obligatoirement reportée, sous peine d'annulation.

Cas particuliers :

  • Confidentialité de la Thèse - Embargo / Soutenance à Huis Clos :
    En cas de thèse confidentielle, indiquer sur ADUM « oui » dans « Thèse confidentielle demandée » et remplir la demande de justification.
    La confidentialité déclarée par le président de l'université pour respecter les droits de la propriété industrielle est distincte de l'embargo sur la diffusion sur internet qui relève du seul choix de l'auteur.
    Différence entre CONFIDENTIALITE et EMBARGO
     
    L'arrêté du 25 mai 2016 relatif à la formation doctorale permet au chef d'établissement de déroger, à titre exceptionnel, au caractère public de la soutenance de thèse dans les cas où le sujet de la thèse présente un caractère confidentiel avéré.
    Un accord de secret type : Engagement de confidentialité peut aussi être utilisé pour préserver la confidentialité des travaux vis-à-vis des membres du jury (ou des rapporteurs). (à retourner au secrétariat de l'ED : loudig@ipmc.cnrs.fr au plus tard après la soutenance en même temps que les documents de soutenance complétés). La signature de cet accord ne dispense évidemment pas des précautions à prendre, et ce dès le début de la collaboration, vis-à-vis des partenaires extérieurs publics ou privés qui auraient à connaitre des travaux menés au cours de la thèse.
     
  • Soutenance avec visio-conférence :
    Arrêté octobre 2020
    Procédure exceptionnelle pour la soutenance de thèse ou hdr - 3 nov. 2020
    Les membres du jury en visio-conférence doivent être indiqués sur ADUM dans la case prévue à cet effet (demande de visio-conférence : indiquer « oui »).
    Ils devront remplir le Formulaire Procuration jury pour délégation de signature au Président (à retourner au secrétariat de l'ED : loudig@ipmc.cnrs.fr au plus tard après la soutenance en même temps que les documents de soutenance complétés).

Au moins 8 semaines (minimum sur ADUM) avant la date probable de soutenance :

Dépôt du manuscrit sur ADUM

Le (la) doctorant(e) dépose le manuscrit de sa thèse sur ADUM qui sera automatiquement envoyé aux rapporteurs désignés ainsi qu'à la Bibliothèque Universitaire qui vérifie la conformité du dépôt électronique.
Les rapporteurs ont alors 5 semaines pour établir leur rapport et le déposer sur ADUM, au plus tard 14 jours avant la date de la soutenance, sous peine d'annulation de celle-ci.

Quelques jours avant la soutenance :

Dans le cas où les rapports sont favorables et le dépôt électronique conforme, le Directeur de l'ED et la Présidence de l'Université se prononcent sur l'autorisation de soutenance.

Le (la) doctorant(e) trouvera sur son espace personnel ADUM :

  • l'arrêté de soutenance signé par la Présidence de l'Université
  • les rapports des rapporteurs (un exemplaire de chacun des rapports est envoyé par e-mail à tous les membres du jury)
  • le Procès-Verbal de soutenance
  • le Rapport de soutenance
  • le formulaire Avis du jury sur l'archivage et la diffusion de la thèse

Une semaine avant la soutenance, l'impétrant envoie au Secrétariat de l'ED, par courrier électronique l'annonce de sa soutenance de thèse.
Le secrétariat de l'ED envoie également au (à la) doctorant(e) une fiche sur son Devenir après la Thèse.

Soutenance, délibération et Serment doctoral d'intégrité scientifique :

Le Président du jury (de rang A ou équivalent) est élu par les membres du jury avant la soutenance.

A l'issue de la soutenance et en cas d'admission, le docteur prête serment, individuellement en s'engageant à respecter les principes et exigences de l'intégrité scientifique dans la suite de sa carrière professionnelle, quel qu'en soit le secteur ou le domaine d'activité.

Le serment des docteurs relatif à l'intégrité scientifique est le suivant :

“En présence de mes pairs. Parvenu(e) à l'issue de mon doctorat en [xxx], et ayant ainsi pratiqué, dans ma quête du savoir, l'exercice d'une recherche scientifique exigeante, en cultivant la rigueur intellectuelle, la réflexivité éthique et dans le respect des principes de l'intégrité scientifique, je m'engage, pour ce qui dépendra de moi, dans la suite de ma carrière professionnelle quel qu'en soit le secteur ou le domaine d'activité, à maintenir une conduite intègre dans mon rapport au savoir, mes méthodes et mes résultats.”

Après la délibération :

  • les membres du jury signent le Procès-verbal de soutenance, à l'exception du (des) directeur(s) de thèse.
  • les membres du jury rédigent en français et signent le Rapport de soutenance ainsi que le(s) directeur(s) de thèse.
    Il sera mentionné dans le Rapport de Soutenance si la Thèse est proposée au Prix de Thèse, qui récompense chaque année la Meilleure Thèse de l'ED Sciences de la Vie et de la Santé de l'Université Côte d'Azur. Dans le cas positif, l'impétrant en est informé et devra envoyer par e-mail au Secrétariat de l'ED sa thèse pour son évaluation future par les membres du Conseil de l'Ecole Doctorale. De même les rapporteurs doivent remplir et renvoyer au secrétariat de l'ED : loudig@ipmc.cnrs.fr le formulaire de Proposition au Prix de Thèse.
  • le Président du jury complète, signe et note son nom sur l'Avis du jury sur l'archivage et la diffusion de la thèse, voir mode d'emploi Avis du Jury.

Dans les deux semaines après la soutenance, le Président du jury fait parvenir au secrétariat de l'ED par e-mail à loudig@ipmc.cnrs.fr :

  • le Procès-verbal de soutenance (et éventuellement les procurations des membres en visio-conférence, engagements de confidentialité …)
  • le Rapport de soutenance
  • l'Avis du jury sur l'archivage et la diffusion de la thèse soutenue

Remarque :
L'Avis du Jury sur l'archivage et la diffusion de la Thèse soutenue mentionne si :

  • la version de soutenance peut être archivée et diffusée en l'état ou après corrections mineures transmises dans les 3 mois (passé ce délai, la version légale est la version déposée avant la soutenance)
  • la thèse ne peut être archivée et diffusée qu'après corrections majeures demandées et validées par le jury, dans les 3 mois réglementaires

APRES LA SOUTENANCE :

  • Après réception des documents de soutenance complétés par le Président du jury, le secrétariat de l'ED peut éditer une Attestation de réussite, transmise à l'impétrant(e) par e-mail.
  • Le secrétariat de l'ED demande également l'édition du Diplôme, que l'impétrant pourra récupérer auprès de la Scolarité des Sciences, dans les trois mois après la soutenance.
    Contact : isabelle.bona@univ-cotedazur.fr

Textes de Référence : Arrêté du 25 mai 2016