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Formalités pour soutenance de thèse

Etapes :
  1. 2 mois et demi minimum avant soutenance : Autorisation de Soutenance Détails
  2. 7 semaines avant soutenance : Rapports de Soutenance Détails
  3. 3 SEMAINES MINIMUM avant soutenance : Envoi des rapports à l'ED Détails
  4. 3 SEMAINES MINIMUM avant soutenance : Dépôt électronique de la Thèse Détails
  5. 1 semaine avant soutenance : Annonce et Enveloppe de Soutenance Détails
  6. Jour de soutenance : Soutenance et Délibération du Jury Détails
  7. Après soutenance : Délivrance de l'Attestation de Réussite et du Diplôme Détails
  8. Cas particuliers : Détails
    • - confidentialité de la thèse / soutenance à huis clos
    • - rédaction et soutenance dans une autre langue que le français
    • - soutenance en visio-conférence
    • - soutenance à l'extérieur de l'université
Délai à prévoir entre le début des démarches administratives et la date de soutenance de thèse :
2 MOIS ET DEMI

2 mois et demi minimum avant soutenance : Autorisation de Soutenance

Après accord de son Directeur de Thèse, le candidat doit solliciter du Directeur de l'Ecole Doctorale (ED) l'autorisation de soutenir sa Thèse. Pour cela, il doit faire parvenir au Secrétariat de l'ED à l'attention de Nadine Loudig :

  • un Curriculum Vitae (Mentions obligatoires) comprenant également la liste des publications en préparation, soumises, sous-presse ou publiées dans des revues avec comité de lecture (noms de tous les auteurs, titre, revue, année, vol. pp). Si le candidat n'a pas d'article en premier auteur, le Directeur de Thèse devra en justifier par une lettre adressée au Directeur de l'Ecole Doctorale.
  • un formulaire de suivi des formations et échanges scientifiques dans le cadre du projet de recherche (format Word ou pdf) complété.
  • un formulaire de suivi des formations mutualisées et professionnalisantes (format Word ou pdf) complété.
  • un Résumé de la Thèse (1 page maximum)
  • un formulaire de Désignation du Jury et des Rapporteurs (format Word) complété (1 seule page recto non manuscrite) et signé par le Directeur de Thèse (Composition du Jury).
    Les rapporteurs doivent être choisis en fonction de leur compétence ; ils ne pourront toutefois avoir signé une publication récente avec le directeur de thèse et/ou le doctorant, ceci afin déviter tout conflit d'intérêt. Le jury de thèse ne sera pas validé dans le cas contraire.
     
    Remarque concernant le formulaire de Désignation de jury :
    Remplir comme suit :
    • Année universitaire : année précédente / année de soutenance
    • Nom du candidat : indiquer NOM (en majuscules) suivi du Prénom
    • Sujet de thèse : conformément à la législation, le titre doit obligatoirement être en français (éventuellement traduit en anglais)
    • Nom du directeur de thèse : indiquer NOM (en majuscules) suivi du Prénom / + co-directeur éventuel
    • Laboratoire d'accueil : préciser l'intitulé, l'équipe, etc.
    • Mention du doctorat : choisir 1 et 1 seule parmi les quatre suivantes :
      • Biologie des interactions et écologie
      • Immunologie et Microbiologie
      • Interactions moléculaires et cellulaires
      • Recherche clinique et thérapeutique
    • Dans la partie 1-Membres proposés pour le jury de soutenance, doivent apparaître tous les membres assistant à la soutenance, y compris les rapporteurs.

    Mentionner sur une feuille annexe l'adresse professionnelle complète, l'adresse électronique et le rôle dans le Jury : Président, Rapporteur, Directeur de Thèse, Examinateur ou Membre invité de chacun des membres.
     
    Les fonctions exactes de chaque membre (Professeur, Maître de Conférence, Directeur de Recherche CNRS / INSERM / INRA ... , Chargé de Recherche CNRS / INSERM / INRA ... , etc.) doivent être mentionnées de façon précise : spécifier notamment quand un Chargé de Recherche ou un Maître de Conférence a une HDR, et pour un étranger s'il a une équivalence HDR.

Ces documents doivent être transmis au secrétariat de l'ED de préférence sous forme électronique l'adresse loudig@ipmc.cnrs.fr (le formulaire de Désignation de Jury et des Rapporteurs signé par le directeur de thèse, et l'annexe doivent obligatoirement être dans une version "copiable" pdf, ou une version pdf et une version word)

REMARQUES IMPORTANTES :
  1. Toute modification du jury doit être signalée immédiatement au Secrétariat de l'Ecole Doctorale. Les documents inhérents à la soutenance seront corrigés en conséquence.
  2. L'absence d'un ou plusieurs membres du jury doit être très clairement motivée et justifiée. Dans tous les cas, prévenir immédiatement le Secrétariat de l'Ecole Doctorale. Deux cas possibles :
    • Le Jury reste conforme à l'arrêté du 25 mai 2016 :
      Il suffira dans ce cas de modifier les documents inhérents à la soutenance.
    • Le Jury n'est plus conforme à l'arrêté du 25 mai 2016 (par exemple, le nombre de membres extérieurs à l'Ecole Doctorale et à l'Université de Nice-Sophia Antipolis est inférieur à la moitié du nombre total de membres,...) :
      Dans ce cas, la soutenance ne peut avoir lieu que SI ET SEULEMENT SI la conformité du jury est rétablie, et ceci même si l'absence d'un membre n'est connue que le jour même de la soutenance. Si aucune solution ne peut être envisagée, la soutenance doit être obligatoirement reportée, car sinon elle serait annulée.

A réception des documents, le Directeur de l'ED autorise ou non la soutenance. Dans le cas où la soutenance est autorisée, le formulaire est envoyé à la Présidence de l'Université de Nice-Sophia Antipolis pour approbation et signature, et retourné au Secrétariat de l'ED. Dès réception de ce document par l'ED, le candidat est informé de la validation de son jury de thèse.

7 semaines avant soutenance : Rapports de Soutenance

7 semaines environ avant la date de soutenance, le candidat fait parvenir à ses rapporteurs :

  • le mémoire de la Thèse
  • la lettre du directeur aux rapporteurs (format pdf)
  • un formulaire pour le rapport (format Word ou formulaire pdf) à remplir et signer. Les rapporteurs doivent remplir et signer ce rapport, et le faire parvenir de préférence par email au Secrétariat de l'Ecole Doctorale ainsi qu'au directeur de thèse.
IMPORTANT : DELAI IMPERATIF A RESPECTER !
Les rapporteurs doivent envoyer leur rapport 3 SEMAINES MINIMUM AVANT la date prévue pour la soutenance.
Le respect de ce délai est important pour que la soutenance ait lieu à la date prévue.
  • le formulaire de Proposition au Prix de Thèse de l'ED85, qui récompense chaque année la Meilleure Thèse, et est remis lors des Journées de l'ED85 : à remplir par les rapporteurs après leur retour et dans un délai de un mois après la soutenance, puis à renvoyer par e-mail ou courrier au Secrétariat de l'ED.

Dans le cas où les rapports sont favorables, le Secrétariat de l'ED édite l'Arrêté de Soutenance (*) et le fait parvenir à la Présidence de l'Université de Nice-Sophia Antipolis accompagné d'une copie des Rapports des Rapporteurs.

Après signature, l'Arrêté est renvoyé au Secrétariat de l'ED qui en informe le candidat par e-mail et convient avec lui d'une date pour venir retirer l'Enveloppe de Soutenance.

(*) Si le candidat n'a pas fourni toutes les informations concernant la soutenance de sa thèse lors de l'envoi de la désignation de jury (ex : heure, lieu etc ...) ou si certaines ont été modifiées (ex : TITRE de la thèse, etc ...), il doit les signaler par e-mail au Secrétariat de l'ED avant l'édition de l'Arrêté de Soutenance.

3 semaines minimum avant soutenance : Dépôt électronique de la thèse

Depuis le 1er janvier 2013 le dépôt des thèses de doctorat s'effectue sous forme électronique à l'UNS. La version électronique est la version officielle de la thèse. Le dépôt de la version intégrale de la thèse est obligatoire et conditionne la délivrance de l'attestation provisoire de réussite et du diplôme.

Les seuls exemplaires imprimés à fournir sont donc les exemplaires de travail destinés aux membres du jury.

IMPORTANT
Le dépôt a lieu obligatoirement à la BU Sciences à Nice et il est impératif de prendre rendez-vous au préalable au 04 92 07 60 15.

MODALITES DU DEPOT ELECTRONIQUE :
http://bibliotheque.unice.fr/services-et-formations/publication-theses/procedure-de-depot

Lors du dépôt, le candidat fournit :

  • le(s) fichier(s) de sa thèse au format pdf
  • les formulaires  Conformité de la version électronique et autorisation de diffusion et Convention de diffusion sur Internet remplis et signés.

Après validation technique du dépôt, la BU délivre au doctorant une attestation de dépôt. Une copie électronique est transmise au secrétariat de l'ED.

POUR INFORMATION
Dépôt de la thèse - mode d'emploi (fichier pdf)

1 semaine avant soutenance : Annonce et Enveloppe de Soutenance

Environ une semaine avant la soutenance, le candidat envoie au Secrétariat de l'ED, par e-mail au format WORD en fichier attaché, la page de garde de la Thèse, qui doit au moins indiquer le titre, la date, l'heure et le lieu de soutenance, ainsi qu'un résumé pour diffusion.

Quelques jours avant la soutenance, l'étudiant vient chercher au Secrétariat de l'ED l'Enveloppe de Soutenance scellée qui contient :

  • l'Arrêté de Soutenance signé par la Présidence de l'Université de Nice-Sophia Antipolis (autant d'exemplaires que de membres dans le Jury, plus un pour l'étudiant)
  • les Rapports des Rapporteurs (autant d'exemplaires que de membres dans le Jury, plus un pour l'étudiant)
  • le Procès-Verbal de Soutenance
  • le Rapport de Soutenance
  • l'avis du Jury sur l'archivage et la diffusion de la Thèse soutenue

En même temps, le candidat remplit une fiche sur son Devenir après la Thèse.

Soutenance et Délibération du Jury

A l'issue de la délibération, les Membres du Jury complètent et signent le Procès-Verbal de Soutenance, rédigent et signent le Rapport de Soutenance, complètent et signent l'Avis du Jury sur l'archivage et la diffusion de la Thèse soutenue.

Les trois documents sont communiqués au Secrétariat de l'ED par le Président du Jury.

Une copie du PV et du Rapport de Soutenance sont transmis à l'impétrant par le Secrétariat de l'ED.

Il sera mentionné dans le Rapport de Soutenance si la Thèse est proposée au Prix de Thèse, qui récompense chaque année la Meilleure Thèse de l'ED Sciences de la Vie et de la Santé de l'Université de Nice-Sophia Antipolis. Dans le cas positif, l'impétrant en est informé et devra fournir au Secrétariat de l'ED deux exemplaires définitifs de sa thèse pour son évaluation future par deux rapporteurs choisis parmi les membres du Conseil de l'Ecole Doctorale.

Le PV, le Rapport et l'Avis du Jury sur l'archivage et la diffusion de la Thèse sont transmis à la Scolarité des Sciences.

L'Avis du Jury sur l'archivage et la diffusion de la Thèse (la diffusion sur internet est soumise à la seule autorisation de l'auteur) est scanné et transmis à la BU Sciences et mentionne si:

  • la version de soutenance peut être archivée et diffusée :
    • en l'état
    • ou après corrections mineures suggérées par le jury, dans le délai de 3 mois (passé ce délai, la version légale est la version déposée avant la soutenance)
  • la thèse ne peut être archivée et diffusée qu'après corrections majeures demandées par le jury, dans les 3 mois réglementaires

EN CAS DE CORRECTIONS DEMANDEES PAR LE JURY DE SOUTENANCE :

La version corrigée de la thèse devra être déposée dans les trois mois suivant la soutenance en utilisant le formulaire correspondant qui certifie que le candidat a respecté les demandes de modifications exigées lors de la soutenance ( conformité de la version électronique corrigée ) :
http://bibliotheque.unice.fr/services-et-formations/publication-theses/procedure-de-depot/procedure-de-depot

Dès que le candidat a effectué les corrections demandées, le directeur de thèse envoie un e-mail au secrétariat de l'ED, certifiant que le candidat a fait les corrections selon la demande du jury. La BU est informée par l'ED et le candidat peut alors effectuer son dépôt BIS.

Après validation du dépôt, la BU remet au doctorant l'attestation de dépôt BIS. Une copie électronique est transmise au secrétariat de l'ED.

Après soutenance : Attestation de Réussite et Diplôme

A réception du PV et du Rapport de soutenance, la Scolarité édite une Attestation de Réussite à retirer par l'impétrant. Le Diplôme est édité dans les 12 mois qui suivent la soutenance.

Contact : scol-sciences@unice.fr

Remarque : en cas de corrections demandées par le jury, l'attestation de réussite ne pourra être délivrée qu'après ces corrections effectuées.

Remarque : Cas particuliers

  • Soutenance à HUIS CLOS :
    L'arrêté du 25 mai 2016 relatif à la formation doctorale permet au chef d'établissement de déroger, à titre exceptionnel, au caractère public de la soutenance de thèse dans les cas où le sujet de la thèse présente un caractère confidentiel avéré.
    Dans ce cas, le Directeur de thèse doit remplir le formulaire Demande d'autorisation de thèse à huis-clos (format word), le signer ainsi que le doctorant et le retourner au secrétariat de l'ED pour signature du directeur de l'ED et transmission à la DiRVED.
    Un accord de secret type (formulaire word : Engagement de confidentialité) peut aussi être utilisé pour préserver la confidentialité des travaux vis-à-vis des membres du jury (ou des rapporteurs). La signature de cet accord ne dispense évidemment pas des précautions à prendre, et ce dès le début de la collaboration, vis-à-vis des partenaires extérieurs publics ou privés qui auraient à connaitre des travaux menés au cours de la thèse.
     
  • Rédaction et soutenance dans une langue autre que le français : une dérogation pour rédaction et soutenance de la thèse en langue étrangère peut éventuellement être accordée sous réserve que l'introduction et la conclusion soient traduites intégralement en français, et que le développement fasse l'objet d'un résumé en français.
    Une demande d'autorisation écrite du Directeur de thèse doit être adressée à la Présidence de l'Université de Nice-Sophia Antipolis, après avis du Directeur de l'Ecole Doctorale.
     
  • Soutenance avec participation d'une partie du jury en visio-conférence : http://unice.fr/recherche/college-des-etudes-doctorales/habilitation-a-diriger-les-recherches/soutenir-son-hdr-a-l2019uns.
     
  • Soutenance à l'extérieur de l'Université : autorisation écrite, avec justificatif, à solliciter par le Directeur de Thèse à la Présidence de l'Université de Nice-Sophia Antipolis, après avis du Directeur de l'Ecole Doctorale.


Textes de Référence : Arrêté du 25 mai 2016


"REJOIGNEZ l'ANDES, l'Association Nationale des Docteurs ès Sciences"

"L'Association Bernard Grégory (ABG) a pour mission de préparer les jeunes docteurs à un premier emploi en entreprise, d'aider à leur recrutement et de promouvoir la formation par la recherche dans le monde socio-économique. Il est donc particulièrement intéressant pour les futurs ou les jeunes docteurs d'y être inscrit.
Pour cela, il suffit de vous connecter au site http://www.abg.asso.fr